Gmail: aliado fortíssimo na produtividade e organização

Categoria(s) do post: Organização e Produtividade

Qual seu serviço de e-mail preferido? Nós todos do xCake Blogs somos apaixonados pelo Gmail, o serviço de e-mail do Google: ele é uma ferramenta incrível de organização e produtividade. Vamos ser honestos: quanto tempo diário você passa lendo e respondendo e-mails? Já aconteceu de demorar pra ver mensagens importantes apenas porque você não as percebeu na sua caixa de entrada? Não tem jeito: nossos e-mails precisam estar sempre organizados ou os prejuízos vão aparecer: perder/atrasar mensagens importantes, perder tempo demais até separar o que é urgente do que pode esperar, etc. Mas se eu for fazer tutorial sobre isso e também explicar como tais funções otimizam nosso trabalho esse post ficará enorme, então dessa vez eu vou dar as explicações de porquê nos ajudam e os tutoriais ficam por conta de outros blogueiros, combinado? =D

E-mail exclusivo

Ok, esse post é para falar sobre o Gmail, mas antes preciso alertar: sugiro que você tenha um endereço de e-mail só para seu blog, nada de mensagens pessoais e/ou de trabalho nele. Hoje seu blog pode ser pequeno, mas ele vai crescer e então o volume de mensagens será enorme: muitos comentários, muitos backups automáticos agendados, etc. Planejar sua vida blogueira inclui prever o máximo possível suas necessidades futuras e se preparar para elas.

Marcadores e filtros

Você sonha em identificar quais são os e-mails mais importantes na caixa de entrada com apenas uma passada rápida de olhos? O Gmail realiza esse sonho pra você: os marcadores, depois de arquivadas as mensagens, cumprem função similar às pastas de qualquer outro serviço de e-mail; mas quando na caixa de entrada e aliadas aos filtros, permitem que você identifique quais os assuntos das suas mensagens (e quais são mais importantes) só com uma olhada rápida, sem precisar sequer ler os assuntos dos e-mails.

Funciona assim: você cria os marcadores conforme as separações que você precisa fazer (backups, comentários, Analytics, etc) e escolhe uma cor para cada marcador. Depois cria os filtros para que as mensagens vindas, por exemplo, com comentários do blog sejam sempre marcadas automaticamente com o marcador de comentários. Então você só vai olhar pra sua caixa de entrada e saber quais mensagens ali são comentários, portanto têm prioridade na leitura.

Isso por si só já é incrível, mas o Gmail adicionou mais uma função: marcadores aninhados, permitindo criar sub-marcadores – exemplo: dentro do marcador cos comentários, você pode criar um sub-marcador só para os que você recusou (dos trolls, por exemplo). Na hora de criar os filtros você também pode configurar para que eles sejam arquivados automaticamente, assim mensagens que não são urgentes não ficam na caixa de entrada atrapalhando seu trabalho, como é o caso dos backups automáticos.

Com os marcadores e filtros você pode separar direitinho o que vem do seu blog (formulário de contato, comentários, etc), o que vem do servidor, do domínio, etc. Tudo com cores distintas dos assuntos corriqueiros, assim se você receber uma mensagem do domínio avisando que está na hora de renovar a assinatura, você identificará imediatamente.

E ainda que você siga o conselho de ter um e-mail só para seu blog, se você aplicar os marcadores e filtros do Gmail no seu endereço pessoal é claro que, no final das contas, você terá otimizado todo o seu tempo e isso interfere diretamente no tempo que você tem para escrever seus posts e responder comentários. ;)

E agora alguns tutoriais pra ajudar você a configurar seus marcadores e filtros:

Caixa Prioritária

Sabe os e-mails que você marcou e filtrou como mais importantes, com cores mais chamativas para realça-los? A caixa prioritária do Gmail veio para ajudar mais ainda nesse destaque. Se seu blog ainda é novo talvez você não sinta falta desse recurso, mas futuramente talvez seja importante para separar, por exemplo, comentários de estatísticas do Analitycs: comentários você sempre tem que priorizar, mas as estatísticas você pode analisar depois, quando der uma folguinha (a única coisa que você pode mandar arquivar e não olhar são os backups automáticos agendados do blog, pois você só vai precisar deles se infelizmente der algum problema no seu blog).

Veja mais aqui:

Apps

Sabia que você pode ter e-mails @seudomínio através do Google Apps? Ter e-mail com seu domínio sempre passa a impressão de mais seriedade, especialmente se seu blog também é seu portfólio/ferramenta de trabalho e/ou até mesmo da sua empresa o e-mail personalizado é essencial. E você pode ter isso gratuitamente com o Gmail, veja como configurar através dos tutoriais abaixo:

Backups do Gmail

Só de pensar em perder todos os e-mails já dá vontade de arrancar os cabelos, não é mesmo? Pois saiba que é possível fazer backup do Gmail facilmente:

Tenho certeza de que se você começar a usar estas dicas seu tempo será melhor aproveitado, refletindo diretamente na organização e produtividade das suas “atividades blogueiras”. =)

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